WST Community

Rimasys GmbH – Privacy Policy for WST Community Platform

Rimasys GmbH – Datenschutzerklärung für die WST Community Plattform

This Privacy Policy is edited by Rimasys GmbH, a company registered under German law, having its registered office at Nattermannallee 1, 50829 Cologne, Germany and registered with the Trade and Company Register (Handelsregister) under company number HRB 86733 (hereafter, the "Data Controller" or "we").

Diese Datenschutzerklärung wird von der Rimasys GmbH herausgegeben, einem nach deutschem Recht eingetragenen Unternehmen mit Sitz in Nattermannallee 1, 50829 Köln, Deutschland und eingetragen im Handelsregister unter der Nummer HRB 86733 (nachfolgend der „Verantwortliche" oder „wir").

The Data Controller offers a platform known as the "WST Community Platform" (hereafter, the "Platform"), which serves as a community space for medical professionals interested in surgical education and the World Surgery Tour initiative. The Platform is available at the following URL address: https://community.worldsurgrytour.com/and as a mobile application.

Der Verantwortliche bietet eine Plattform namens „WST Community Platform" (nachfolgend die „Plattform") an, die als Gemeinschaftsraum für medizinische Fachkräfte dient, die an chirurgischer Ausbildung und der World Surgery Tour-Initiative interessiert sind. Die Plattform ist unter der folgenden URL-Adresse verfügbar: https://community.worldsurgrytour.com/ und als mobile Anwendung.

Hereinafter we inform you about the nature, scope and purpose of the processing of your personal data when using our WST Community Platform, whether on the website or in the mobile app. Personal data is any information that relates to an identified or identifiable natural person.

Nachstehend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer WST Community Platform, sei es über die Webseite oder die mobile App. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

The Data Controller uses a solution called "Hivebrite", which enables the import and export of user lists and data, the management of content and events, the organization of emailing campaigns and opportunity research and sharing as well as the management of funds and contributions of any kind.

Der Verantwortliche verwendet eine Lösung namens „Hivebrite", die den Import und Export von Benutzerlisten und Daten, die Verwaltung von Inhalten und Veranstaltungen, die Organisation von E-Mail-Kampagnen und Recherche sowie das Teilen von Möglichkeiten sowie die Verwaltung von Fonds und Beiträgen jeglicher Art ermöglicht.

In this regard, the Data Controller collects and processes User's personal data in accordance with this Privacy Policy.

In diesem Zusammenhang erfasst und verarbeitet der Verantwortliche die personenbezogenen Daten des Benutzers gemäß dieser Datenschutzerklärung.

The Data Controller is particularly aware and sensitive with regards to the respect of its Users' privacy and personal data protection. The Data Controller commits to ensure the compliance of the processing it carries out as data controller in accordance with the applicable Data Protection Laws, including the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

Der Verantwortliche ist besonders auf die Wahrung der Privatsphäre und den Schutz der personenbezogenen Daten seiner Benutzer bedacht. Der Verantwortliche verpflichtet sich, die Einhaltung der Verarbeitung, die er als Verantwortlicher durchführt, in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), zu gewährleisten.

This Privacy Policy is intended for the Users of the Platform of the Data Controller.

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an die Benutzer der Plattform des Verantwortlichen.

We have designate, Patrick L. Schrack, Schrack Data Protection, Stadtweg 35, 64291, Darmstadt, as our Data Protection Officer.

Als Datenschutzbeauftragten haben wir Patrick L. Schrack, Schrack Data Protection, Stadtweg 35, 64291, Darmstadt, benannt.

Date of last update: 12.05.2025

Datum der letzten Aktualisierung: 05/12/2025

1. COLLECTED PERSONAL DATA

1. ERHOBENE PERSONENBEZOGENE DATEN

1.1 When subscribing on the Platform

1.1 Bei der Anmeldung auf der Plattform

When subscribing to the Platform, the User is informed that the following personal data is collected for the purpose of creating a user account:

Bei der Anmeldung auf der Plattform wird der Benutzer darüber informiert, dass die folgenden personenbezogenen Daten zum Zweck der Erstellung eines Benutzerkontos erfasst werden:

Mandatory data | Pflichtangaben:

First name | Vorname

Last name | Nachname

Email address | E-Mail-Adresse

Current location (country is sufficient) | Aktueller Standort (Angabe eines Landes ist ausreichend)

Optional data | Optionale Angaben:

Professional information (specialty, institution) | Berufliche Informationen (Fachgebiet, Institution)

Information regarding medical education, professional experience, and Resume | Informationen zur medizinischen Ausbildung, Berufserfahrung und Lebenslauf

Profile picture | Profilbild

Links to social media profiles | Links zu Social-Media-Profilen

Skills and interests | Fähigkeiten und Interessen

The User is informed that it is not possible to access the Platform without providing the mandatory data strictly necessary to create an account and authenticate the User.

Der Benutzer wird darüber informiert, dass es nicht möglich ist, auf die Plattform zuzugreifen, ohne die obligatorischen Daten anzugeben, die für die Erstellung eines Kontos und die Authentifizierung des Benutzers unbedingt erforderlich sind.

1.2 During the use of the Platform

1.2 Während der Nutzung der Plattform

The User may validly publish, at its own initiative, any content on the Platform which shall be kept by the Data Controller:

Posts

Comments

Event participation

Messages to other users

Contributions to topic groups and discussions

Event registrations

Files and documents

Der Benutzer kann nach eigenem Ermessen Inhalte auf der Plattform veröffentlichen, die vom Verantwortlichen gespeichert werden:

Beiträge

Kommentare

Veranstaltungsteilnahme

Nachrichten an andere Benutzer

Beiträge zu Themengruppen und Diskussionen

Veranstaltungsanmeldungen

Dateien und Dokumente

When you visit our website or use our app, our server collects the following information from your device: browser type and version, operating system used, the previously visited web page, IP address, and time of the page view. We collect and process this data in order to ensure the trouble-free operation of our Platform and to detect, fend off and prosecute a misuse of our services. This data processing is based on Article 6 par. 1 lit. f GDPR.

Wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere App nutzen, erfasst unser Server die folgenden Informationen von Ihrem Gerät: Browser-Typ und -Version, verwendetes Betriebssystem, die zuvor besuchte Webseite, IP-Adresse und Zeitpunkt des Seitenaufrufs. Wir erheben und verarbeiten diese Daten, um den störungsfreien Betrieb unserer Plattform sicherzustellen und einen Missbrauch unserer Leistungen erkennen, abwehren und verfolgen zu können. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

The User is aware that when using the Platform, the User may decide to provide "sensitive data" within the meaning of Data Protection Law, for example, data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, concerning sexual orientation, etc. By providing such sensitive data, the User agrees to their processing by the Platform in the conditions set forth in this Privacy Policy.

Der Benutzer ist sich bewusst, dass er bei der Nutzung der Plattform „sensible Daten" im Sinne des Datenschutzrechts angeben kann, beispielsweise Daten, die die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung usw. offenbaren. Durch die Angabe solcher sensiblen Daten stimmt der Benutzer deren Verarbeitung durch die Plattform unter den in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Bedingungen zu.

2. THE PURPOSE OF THE DATA PROCESSING

2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG

The Data Controller and its subcontractors process personal data that are freely transferred by the User when accessing the services proposed by the Platform for the following purposes:

Der Verantwortliche und seine Subunternehmer verarbeiten personenbezogene Daten, die vom Benutzer beim Zugriff auf die von der Plattform angebotenen Dienste frei übertragen werden, für die folgenden Zwecke:

Creation and management of a user account Legal basis: Contractual necessity - to provide the services requested by the User

Providing the User with all functionalities of the Platform, including:

Sending invitations for events organized by Data Controller or other Users, if the User has accepted to receive such invitations

Sending offers or opportunities from the Data Controller or its partners if the User has accepted to receive such offers

Invite the User to events organized through the Platform Legal basis: Contractual necessity and/or legitimate interests - to provide services and relevant content to Users

Management of data subjects' rights according to the Personal Data Legislation Legal basis: Legal obligation

Storage of User personal data Legal basis: Contractual necessity and legal obligation

Management of transactions through the Platform Legal basis: Contractual necessity

Making statistics in order to:

Improve the quality of the services proposed by the Platform

Improve the usage functionalities of the Platform Legal basis: Legitimate interests - to improve our services and user experience

Making statistics regarding the effective use of the Platform and different levels of activity Legal basis: Legitimate interests - to analyze usage patterns

Enable the synchronization of the User's LinkedIn profile (if applicable) Legal basis: User consent

Erstellung und Verwaltung eines Benutzerkontos Rechtsgrundlage: Vertragliche Notwendigkeit - um die vom Benutzer angeforderten Dienste bereitzustellen

Bereitstellung aller Funktionen der Plattform für den Benutzer, einschließlich:

Senden von Einladungen zu Veranstaltungen, die vom Verantwortlichen oder anderen Benutzern organisiert werden, wenn der Benutzer dem Erhalt solcher Einladungen zugestimmt hat

Senden von Angeboten oder Möglichkeiten vom Verantwortlichen oder seinen Partnern, wenn der Benutzer dem Erhalt solcher Angebote zugestimmt hat

Einladen des Benutzers zu Veranstaltungen, die über die Plattform organisiert werden Rechtsgrundlage: Vertragliche Notwendigkeit und/oder berechtigte Interessen - um Dienste und relevante Inhalte für Benutzer bereitzustellen

Verwaltung der Rechte der betroffenen Personen gemäß der Gesetzgebung zum Schutz personenbezogener Daten Rechtsgrundlage: Gesetzliche Verpflichtung

Speicherung personenbezogener Daten des Benutzers Rechtsgrundlage: Vertragliche Notwendigkeit und gesetzliche Verpflichtung

Verwaltung von Transaktionen über die Plattform Rechtsgrundlage: Vertragliche Notwendigkeit

Erstellung von Statistiken, um:

Die Qualität der von der Plattform angebotenen Dienste zu verbessern

Die Nutzungsfunktionalitäten der Plattform zu verbessern Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen - zur Verbesserung unserer Dienste und der Benutzererfahrung

Erstellung von Statistiken zur effektiven Nutzung der Plattform und zu verschiedenen Aktivitätsniveaus Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen - zur Analyse von Nutzungsmustern

Ermöglichung der Synchronisierung des LinkedIn-Profils des Benutzers (falls zutreffend) Rechtsgrundlage: Einwilligung des Benutzers

Please note that Kit United, and its subsidiaries – in charge of providing the platform and managing its technical aspects - also collect your personal data as data controller, in order to generate statistics on the use of the platform. This processing is based on the data controller's legitimate interests to improve the platform. The personal data are retained for the duration of the contractual relationship between Kit United and the Data Controller, plus 90 days.

Bitte beachten Sie, dass Kit United und seine Tochtergesellschaften - die für die Bereitstellung der Plattform und die Verwaltung ihrer technischen Aspekte zuständig sind - Ihre personenbezogenen Daten auch als Verantwortlicher erheben, um Statistiken über die Nutzung der Plattform zu erstellen. Diese Verarbeitung basiert auf den berechtigten Interessen des Verantwortlichen zur Verbesserung der Plattform. Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der vertraglichen Beziehung zwischen Kit United und dem Verantwortlichen plus 90 Tage aufbewahrt.

2A. COMMUNICATIONS AND MARKETING

2A. KOMMUNIKATION UND MARKETING

English

The Data Controller may use the User’s contact information, including email address, to send information and updates regarding the operation of the Platform, invitations to events, news about Rimasys GmbH activities and its World Surgery Tour initiative, as well as promotional or marketing content related to the Platform and similar professional education services, provided that the User has given prior consent (Article 6 (1) a GDPR, § 7 UWG).

Users may withdraw their consent to receive such communications at any time, for example by clicking the “unsubscribe” link included in each marketing email, or by sending an email to [email protected].

Even if a User withdraws marketing consent, the Data Controller may still contact the User for service-related purposes (e.g., account notifications, security alerts, or mandatory platform updates).

German

Der Verantwortliche kann die Kontaktdaten des Benutzers, einschließlich der E-Mail-Adresse, verwenden, um Informationen und Aktualisierungen über den Betrieb der Plattform, Einladungen zu Veranstaltungen, Neuigkeiten über die Aktivitäten der Rimasys GmbH und die World Surgery Tour-Initiative sowie Werbe- oder Marketinginhalte im Zusammenhang mit der Plattform und ähnlichen Angeboten der beruflichen Weiterbildung zu senden, sofern der Benutzer zuvor seine Einwilligung erteilt hat (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, § 7 UWG).

Benutzer können ihre Einwilligung zum Erhalt solcher Mitteilungen jederzeit widerrufen, beispielsweise über den in jeder Marketing-E-Mail enthaltenen „Abmelden“-Link oder per E-Mail an [email protected].

Auch wenn ein Benutzer seine Marketing-Einwilligung widerruft, kann der Verantwortliche den Benutzer weiterhin zu dienstleistungsbezogenen Zwecken kontaktieren (z. B. Konto-Benachrichtigungen, Sicherheitswarnungen oder obligatorische Plattform-Updates).

3. DATA RETENTION PERIOD

3. DAUER DER DATENSPEICHERUNG

The Data Controller informs the User that the personal data related to the User Account is retained only during the length of the User's subscription on the Platform.

Der Verantwortliche informiert den Benutzer darüber, dass die personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Benutzerkonto nur für die Dauer des Abonnements des Benutzers auf der Plattform gespeichert werden.

Inactive User Accounts may be deleted after two years of inactivity.

Inaktive Benutzerkonten können nach zwei Jahren Inaktivität gelöscht werden.

We take reasonable measures to destroy or de-identify personal information in a secure manner when it is no longer required.

Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um personenbezogene Daten auf sichere Weise zu löschen oder zu anonymisieren, wenn diese nicht mehr benötigt werden.

4. DATA TRANSFERS

The Users' data are stored in the European Economic Area (EEA) by the Data Controller, its subsidiaries and its trusted service providers. However, depending on the processing, the Users' data may also be transferred to a country outside the EEA, to our trusted service providers and/or subsidiaries.

When transferring data outside the EEA, the Data Controller ensures that the data are transferred in a secured manner and with respect to the Data Protection Law. When the country where the data are transferred does not have a protection comparable to that of the EU, the Data Controller uses "appropriate or suitable safeguards".

When the service providers to whom personal data are transferred are located in the United States, these transfers are governed by the standard data protection clauses adopted by the Commission.

Personal data transfers may take place outside the EU/EEA in order to ensure the functioning of the solution. Indeed, Hivebrite uses third party services providers located outside the EU for the following purposes:

Hosting of personal data, including image, profile pictures, backups, etc.

Production and storage of error logs enabling Hivebrite's developers to correct the code

Sending of emails

Customer support

Direct messaging module

Analysis of the User's journey on the platform

The countries outside the EU/EEA where your personal data may be transferred are:

United Kingdom

Switzerland

The United States of America

Australia

These transfers are based on one of the following guarantees:

An adequacy decision, regarding personal data transfers to the United Kingdom and Switzerland

The Standard Contractual Clauses of the EU Commission

Your consent

5. COMMITMENT OF THE DATA CONTROLLER

The Data Controller commits to process User's personal data in compliance with the Data Protection Law and undertakes to respect the following principles:

Process User's personal data lawfully, fairly, and in a transparent manner

Only collect and process the Users' data for the strict purpose as described under article 2 of the present privacy policy

Ensure that the personal data processed are adequate, relevant and limited to what is necessary in relation to the purposes for which they are processed

Do the best efforts to ensure that the personal data processed are accurate and, if necessary, kept up to date and take all reasonable steps to ensure that personal data that are inaccurate, having regard to the purposes for which they are processed, are erased or rectified without delay

Keep personal User's data for no longer than is necessary for the purposes for which they are processed

Put in place all necessary technical and organizational appropriate measures in order to ensure the security, confidentiality, integrity, availability and the resilience of the process systems and services

Limit the access to the Users' data to the persons duly authorized to this effect

Guarantee to the Users their rights under the Data Protection Law in relation to the processing of their data and make the best efforts to satisfy any request, where this is possible

6. EXERCISE OF THE USERS' RIGHTS

6. AUSÜBUNG DER RECHTE DER BENUTZER

The User is duly informed that it has at any time, depending on the legal basis of the processing, a right to access, to rectification, to erasure, to restriction of processing, to data portability, and to object.

Der Benutzer wird darüber informiert, dass er jederzeit, je nach Rechtsgrundlage der Verarbeitung, ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch hat.

When processing is based on User's consent, the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of the processing based on consent before its withdrawal.

Wenn die Verarbeitung auf der Einwilligung des Benutzers beruht, besteht das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

The User can exercise its rights by sending an email to the following address: [email protected] or by mail at the following address: Rimasys GmbH, Nattermannallee 1, 50829 Köln, Germany, provided that the User justifies their identity.

Der Benutzer kann seine Rechte ausüben, indem er eine E-Mail an folgende Adresse sendet: [email protected] oder per Post an folgende Adresse: Rimasys GmbH, Nattermannallee 1, 50829 Köln, Germany, vorausgesetzt, der Benutzer weist seine Identität nach.

With regard to your personal data we process, you have the following rights:

Bezüglich der personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

You have the right to obtain a confirmation from us as to whether we process personal data concerning you. If this is the case, we will inform you about the personal data stored about you and the further information in accordance with Article 15 par. 1 and 2 GDPR.

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, so teilen wir Ihnen die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten und die weiteren Informationen gemäß Artikel 15 Abs. 1 u. 2 DSGVO mit.

You have the right to have your inaccurate personal data rectified without undue delay. Taking into account the purposes of processing, you also have the right to request the completion of incomplete personal data, including by means of providing a supplementary statement.

Sie haben das Recht, Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigen zu lassen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

You can demand the erasure of your personal data concerning you under the conditions of Article 17 par. 1 GDPR without undue delay, as far as their processing is not necessary according to Article 17 par. 3 GDPR.

Sie können von uns die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten unter den Voraussetzungen von Artikel 17 Absatz 1 DSGVO verlangen, soweit deren Verarbeitung nicht gemäß Artikel 17 Absatz 3 DSGVO erforderlich ist.

You may demand that we restrict the processing of your data if one of the requirements of Article 18 par. 1 GDPR applies. In particular, you can request the restriction instead of an erasure.

Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn eine der Voraussetzungen von Artikel 18 Absatz 1 DSGVO vorliegt. Sie können die Einschränkung insbesondere anstelle einer Löschung verlangen.

You have the right to receive the personal data which you provide to us in a structured, commonly used and machine-readable format. You may also request that we transmit the data to another controller without hindrance, where technically feasible.

Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und können verlangen, dass wir diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung übermitteln, soweit dies technisch möglich ist.

RIGHT TO OBJECT: ON GROUNDS RELATING TO YOUR PARTICULAR SITUATION, YOU MAY, AT ANY TIME, OBJECT TO PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA; this right applies to a processing, according to Article 6 par. 1 f GDPR, necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by us or by a third party, except where such interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child.

WIDERSPRUCHSRECHT: AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, KÖNNEN SIE JEDERZEIT DER VERARBEITUNG DER SIE BETREFFENDEN PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRECHEN; dieses Widerspruchsrecht besteht in Bezug auf diejenige Datenverarbeitung, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen unsererseits oder eines Dritten erfolgt, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

If you exercise your right to object, we will no longer process the personal data in question unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for processing that override the interests, rights and freedoms of you, or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

Wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht ausüben, werden wir die betreffenden Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, dass wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die die Interessen, Rechte und Freiheiten von Ihnen überwiegen, oder dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

IN CASE WE PROCESS PERSONAL DATA FOR DIRECT MARKETING PURPOSES (E.G. NEWSLETTER), YOU MAY, AT ANY TIME, OBJECT TO PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA FOR THE PURPOSE OF SUCH ADVERTISING, WITH THE RESULT THAT WE WILL NO LONGER PROCESS YOUR DATA FOR THESE PURPOSES.

FÜR DEN FALL, DASS WIR PERSONENBEZOGENE DATEN FÜR DIE DIREKTWERBUNG (Z.B. NEWSLETTER) VERARBEITEN, KÖNNEN SIE JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG DER SIE BETREFFENDEN PERSONENBEZOGENEN DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINLEGEN MIT DER FOLGE, DASS WIR IHRE DATEN FÜR DIESE ZWECKE NICHT MEHR VERARBEITEN WERDEN.

In addition, in the event the User considers that its rights have not been respected, the User of which the personal data is collected can lodge a complaint before the competent supervisory authority. For any additional information, you can review your rights on the websites of the competent authorities.

Sollte der Benutzer der Ansicht sein, dass seine Rechte nicht respektiert wurden, kann der Benutzer, dessen personenbezogene Daten erfasst wurden, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen. Für weitere Informationen können Sie Ihre Rechte auf den Websites der zuständigen Behörden einsehen.

The competent supervisory authorities are listed on the following website: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

Die zuständigen Aufsichtsbehörden sind auf der folgenden Website aufgeführt: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

7. COOKIES

The Data Controller informs the User that Hivebrite, as well as its subcontractors, uses a tracking technology on its terminal such as cookies whenever the User navigates on the Platform.

In particular, Hivebrite may use a cookie called "Amplitude", to enable analytics of the User's journey on the platform. This cookie involves a transfer of personal data to the United States of America. Hivebrite has signed Standard contractual clauses in order to comply with the requirements of the GDPR on personal data transfer, and will not use this cookie without gathering your consent first.

Types of cookies we use:

Essential cookies: These cookies are strictly necessary to provide our website or online service. For example, we and our Service Providers may use these cookies to authenticate and identify our members when they use our websites and applications so we can provide our service to them. They also help us to enforce our Terms of Use, prevent fraud and maintain the security of our service.

Performance and functionality cookies: These cookies help us to customize and enhance your online experience with the Platform. For example, they help us to remember your preferences and prevent you from needing to re-enter information you previously provided. We also use these cookies to collect information (such as popular pages, conversion rates, viewing patterns, click-through and other information) about our visitors' use of the Platform so that we can enhance and personalize our website and service and conduct market research. Deletion of these types of cookies may result in limited functionality of our service.

Advertising cookies and resettable device identifiers: These cookies and resettable device identifiers use information about your use of this and other websites and apps, your response to ads and emails, and to deliver ads that are more relevant to you and for analytics and optimization purposes. These types of ads are called "interest-based advertising." The advertising cookies associated with our service belong to our Service Providers.

Your choices regarding cookies

For more information about cookies set through our website, as well as other types of online tracking (including the collection of information by third parties about your online activities over time and across third-party websites or online services for online interest-based advertising), and to exercise choices regarding them, send us an email at [email protected] or use our support contact page.

To opt-out of interest-based ads from the Platform in connection with a resettable device identifier on a mobile device, tablet, or streaming media devices, please configure the appropriate setting on your device (usually found under "privacy" or "ads" in your device's settings). You may still see ads on your device, but they will not be tailored to your likely interests.

For more information about the processing carried out by Hivebrite as data controller, the User is invited to consult Hivebrite's privacy policy.

8. RECIPIENT AND PERSONS AUTHORIZED TO ACCESS THE USERS' DATA

Only authorized persons working for the Data Controller (including employees, volunteers, trainees etc.) working for the Data Controller can access your personal data. The Data Controller makes its best effort to ensure that these groups of people remain as small as possible and maintain the confidentiality and security of User's personal data.

The Data Controller also uses trusted service providers to carry out a set of operations on its behalf for hosting and payment services. The Data Controller can also use service providers in the tech industry, editors of specific tools integrated in the Platform for technical purposes.

The Data Controller only provides service providers with the information they need to perform the service and asks them not to use your personal data for any other purpose. The Data Controller does its best to ensure that all these trusted service providers only process the personal data on our documented instructions and provide sufficient guarantees, in particular in terms of confidentiality, expert knowledge, reliability and resources, to implement technical and organizational measures which will meet the requirements of the applicable legislation, including for the security of processing.

Partners

As described above, you may have a relationship with one or more of our Partners, in which case we may share certain information with them in order to coordinate with them on providing the service to members and providing information about the availability of the WST Community Platform. For example, depending on what Partner services you use, we may share information:

In order to facilitate Partner pre-paid promotions or collection of payment for the WST Community Platform for distribution to us

With Partners who operate voice assistant platforms that allow you to interact with our service using voice commands

So that content and features available in the WST Community Platform can be suggested to you in the Partner's user interface

The Data Controller may be required to disclose or share your personal data to comply with a legal obligation, or to enforce or apply our terms of use or any other conditions you have accepted; or to protect the rights, safety or property of Rimasys GmbH, its customers or employees.

9. LIST OF THE MAIN SERVICE PROVIDERS

9. LISTE DER WICHTIGSTEN DIENSTLEISTER

We work with the following main service providers who may have access to your personal data:

Wir arbeiten mit den folgenden Hauptdienstleistern zusammen, die möglicherweise Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben:

KIT UNITED (5 RUE DES ITALIENS, 75009 Paris, France) - HIVEBRITE solution Privacy Policy: https://hivebrite.io/privacy-policy

10. SECURITY

We use reasonable administrative, logical, physical and managerial measures to safeguard your personal information against loss, theft, and unauthorized access, use and modification. These measures are designed to provide a level of security appropriate to the risks of processing your personal information. Unfortunately, no measures can be guaranteed to provide 100% security. Accordingly, we cannot guarantee the security of your personal information.

11. OTHER WEBSITES, PLATFORMS AND APPLICATIONS

The WST Community Platform service may be provided through and/or utilize features operated by third party platforms or contain links to sites operated by third parties whose policies regarding the handling of information may differ from ours. These websites and platforms have separate and independent privacy or data policies, privacy statements, notices and terms of use, which we recommend you read carefully. In addition, you may encounter third-party applications that interact with the WST Community Platform service.

12. CHILDREN

12. KINDER

You must be at least 18 years of age or older to subscribe to the WST Community Platform service. Minors may only use the service with the involvement, supervision, and approval of a parent or legal guardian.

Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um sich für den WST Community Platform-Dienst anzumelden. Minderjährige dürfen den Dienst nur mit Beteiligung, Aufsicht und Zustimmung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten nutzen.

Child Safety Standards

Standards zum Kinderschutz

Any explicit content or child sexual abuse and exploitation (CSAE) is strongly prohibited on our Platform. Our Platform complies with applicable child safety laws and regulations.

Jegliche expliziten Inhalte oder sexueller Missbrauch und sexuelle Ausbeutung von Kindern (CSAE) sind auf unserer Plattform strengstens verboten. Unsere Plattform entspricht den geltenden Gesetzen und Vorschriften zur Kindersicherheit.

Our Platform ensures all content shared is appropriate for a professional audience. User-generated content is moderated to prevent inappropriate material from being accessible.

Unsere Plattform stellt sicher, dass alle geteilten Inhalte für ein professionelles Publikum geeignet sind. Nutzergenerierte Inhalte werden moderiert, um zu verhindern, dass unangemessenes Material zugänglich ist.

Any Child Sexual Abuse Material (CSAM) content will be automatically removed when flagged or reported through our moderation features or if we are directly contacted for this purpose. We will systematically take action to report confirmed CSAM content to the appropriate authorities.

Alle Inhalte mit sexuellem Kindesmissbrauch (CSAM) werden automatisch entfernt, wenn sie über unsere Moderationsfunktionen gekennzeichnet oder gemeldet werden oder wenn wir zu diesem Zweck direkt kontaktiert werden. Wir werden systematisch Maßnahmen ergreifen, um bestätigte CSAM-Inhalte den zuständigen Behörden zu melden.

CSAM consists of any visual depiction, including but not limited to photos, videos and computer-generated imagery, involving the use of a minor engaging in sexually explicit conduct.

CSAM umfasst jegliche visuelle Darstellung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Fotos, Videos und computergenerierte Bilder, die die Beteiligung eines Minderjährigen an sexuell eindeutigem Verhalten beinhalten.

13. CONTACTING US

13. KONTAKTAUFNAHME

For questions about this Privacy Policy or to exercise your rights regarding your personal data, please contact us at [email protected].

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].

If you send us a message via the contact form on our website, we will process the data input in the form fields, in particular your name, your e-mail address and your message.

Wenn Sie uns eine Nachricht über das Kontaktformular auf unserer Website senden, verarbeiten wir die in die Formularfelder eingegebenen Daten, insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht.

If you send us a message by e-mail, we will save your message along with the sender details (your name, e-mail address, and any additional information added by your e-mail program) in order to be able to answer it and also to respond to possible subsequent questions.

Wenn Sie uns eine Nachricht per E-Mail schicken, speichern wir Ihre Nachricht mit den damit übermittelten Absenderdaten (Name, E-Mail-Adresse und ggf. weitere von Ihrem E-Mail-Programm und den übermittelnden Servern hinzugefügte Informationen), um sie beantworten und auch auf mögliche Folgefragen reagieren zu können.